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NX ECM Aktenplan

Lösungsbausteine für die elektronische Verwaltungsarbeit

Mit der ECM Lösung ELO wurde der Ordnungsgedanke des Louis Leitz bestehend aus Aktenschrank, Aktenordner und Register in elektronischer Form umgesetzt. Diese ursprüngliche Herangehensweise erleichtert unseren Anwendern bis heute den Umgang mit dem Dokumentenmanagementsystem ELO. Der ursprüngliche Aktenordner wird in einer übergreifenden Struktur in ELO als zentraler Aktenplan unterstützt.  „Ein Aktenplan ist die Regelung der systematischen Ordnung des gesamten Schriftgutes (der Akten) einer Verwaltung, eines Unternehmens oder einer sonstigen Organisation. Ziel des Aktenplanes ist die übersichtliche, nachvollziehbare und wirtschaftliche Ordnung des Schriftgutes.“ 1

Aktenpläne gibt es in all unseren Projekten – ob Projektakte, Fahrzeugakte, Vertragsakte oder Vorgangsakte liegt stets an der Organisationsstruktur des Kunden. Wichtig ist der vorgelagerte oder anschließende Prozess welcher die Bearbeitung der Akte oder des Vorganges unterstützt. So werden mit den Standardkomponenten der ECM Lösung ELO alle Prozesse der elektronischen Verwaltungsarbeit mit einem zentralen Aktenplan implementiert. Unsere Standardvorlagen und vordefinierten Prozesstemplates können schnell in der Umgebung bereitgestellt und an individuelle Anforderungen angepasst werden – Programmierkenntnisse sind hierfür nicht erforderlich. Somit liefern wir eine nachhaltige, transparente Lösung welche sich flexibel an neue Anforderungen anpassen kann.

Modulare Bestandteile des NX ECM Aktenplans sind E-Akte, E-Vorgangsbearbeitung, E-Zusammenarbeit, E-Fachverfahren, Scanprozess, E-Poststelle und die E-Langzeitspeicherung mit der Auslagerung entsprechend den Vorgaben der jeweiligen Landesarchive. Mit unseren Lösungen für die elektronische Personalakte können wir das Portfolio abrunden und auf die Einhaltung der hohen Anforderungen zum Datenschutz und zum Umgang mit Personaldaten und folglich allen personenbezogenen Daten verweisen.

Zu Grunde liegen in allen Fällen Komponenten der ECM Lösung ELO welche zum Beispiel Werkzeuge für die einfache Registratur, Aktenzeichengeneratoren oder Online Abrufverfahren zu führenden Fachverfahren im Standard bereitstellt.